Papierlos glücklich: Nachhaltige Digitalisierung in der Hotellerie

Nachhaltigkeit beginnt nicht erst beim Bio-Frühstück oder beim grünen Strom. Auch digitale Prozesse – besonders in der papierlosen Verwaltung – sind ein zentraler Hebel für eine zukunftsfähige Hotellerie. Für die Ferienhotellerie bedeutet das: effizienter arbeiten, Ressourcen sparen und gleichzeitig den Erwartungen moderner Gäste gerecht werden.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, wie die Digitalisierung dabei hilft, den Papierverbrauch im Hotel zu minimieren – und warum das nicht nur der Umwelt, sondern auch dem Betriebsklima nützt.

Ob Check-in-Formulare, Ausdrucke von Buchungsbestätigungen, Frühstückslisten, Housekeeping-Pläne oder Rechnungen – viele Hotels arbeiten noch mit Papier, obwohl Alternativen längst verfügbar sind.

✅ Weniger Müll – mehr Umweltbewusstsein: Digitalisierte Abläufe reduzieren den Papierverbrauch drastisch und senken damit den CO₂-Fußabdruck. Auch die Lagerung, Lieferung und spätere Entsorgung entfallen – ein klarer Gewinn für die Umwelt.

✅ Ressourcenschonender arbeiten: Zeitaufwand für Drucken, Verteilen, Archivieren oder Nachdrucken entfällt. Arbeitsabläufe werden klarer, schneller und fehlerärmer.

✅ Besseres Gästeerlebnis: Digitale Check-ins, Gästemappen, Rechnungen oder Speisekarten werden von immer mehr Gästen bevorzugt – besonders von jüngeren, digital-affinen Reisenden.

✅ Förderungen nutzen: In Österreich, Deutschland und der Schweiz gibt es Förderungen für Investitionen in digitale Infrastrukturen – besonders bei Umwelt- und Nachhaltigkeitsmaßnahmen, z.B. die KMU.DIGITAL Förderung initiiert durch die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) und das Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft (BMAW) in Österreich.

1. Digitaler Check-in & Meldeschein

Moderne PMS-Lösungen ermöglichen die komplette An- und Abreise ohne Ausdruck:
➡️ Gäste füllen ihre Daten online aus – oft schon vor der Anreise
➡️ Digitale Unterschrift auf Tablet oder Smartphone
➡️ Meldeschein wird automatisch gespeichert, archiviert und an Gemeinde übermittelt

2. Gästemappe aufs Tablet oder Smartphone

Digitale Gästemappen ermöglichen personalisierte Informationen für den Gast, sind immer aufrufbar und runden die digitale Guest Journey perfekt ab.

3. Housekeeping digital steuern

Housekeeping-Listen müssen nicht mehr ausgedruckt werden: Housekeeping Apps oder browserbasierte PMS zeigen live den Reinigungsstatus, Sonderwünsche und Freigaben.

4. Digitale Rechnungen & Buchhaltung

Mit einem PMS lassen sich alle Rechnungen digital versenden und archivieren – inkl. DATEV-Export oder RZL-Anbindung. Kein Papierordner mehr notwendig.

5. Interne Kommunikation via App

Nachrichten, Aufgaben und Übergaben zwischen Mitarbeiter:innen laufen digital ab – schnell, einfach und effizient.

Die komplette Umstellung muss nicht über Nacht erfolgen. Wer pragmatisch vorgeht, reduziert den Papierverbrauch messbar – auch ohne riesiges IT-Budget. PMS-Lösungen wie die Front Office Cloud sind modulbasiert und lassen sich auf Wunsch nach und nach aktivieren.

Die besten ersten Schritte:

• Digitaler Meldeschein inkl. Unterschrift
• Digitale Housekeeping-Kommunikation
• E-Mail statt Ausdruck bei Rechnungen
• Digitale Gästemappe

Hotels, die digitale Prozesse einführen, berichten nicht nur von weniger Papierverbrauch, sondern auch von besserer Zusammenarbeit im Team, höherer Gästezufriedenheit und oft auch von Kostenersparnis im täglichen Betrieb.

Das Ziel ist nicht die Technik an sich – sondern ein nachhaltiger, effizienter Hotelalltag, der sowohl den Menschen als auch der Umwelt zugutekommt.

Die nachhaltige Digitalisierung ist kein Trend – sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil. Gerade für kleine und mittlere Hotels im DACH-Raum, die mit Persönlichkeit und Servicequalität überzeugen wollen.

Nächste Schritte:

• Möchten Sie Ihren Betrieb papierärmer machen?
• Sie suchen nach einem PMS, das Sie dabei unterstützt?
  👉 Kontaktieren Sie uns – wir zeigen Ihnen, wie das einfach und machbar geht.