Hotel Metzenhof

Eine neue Ära im Hotelmanagement
Der Wechsel zur Front Office Cloud

Ein moderner Hotelbetrieb erfordert zeitgemäße Lösungen, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Genau aus diesem Grund entschied sich das Hotel Metzenhof für einen Wechsel zur Front Office Cloud. Melanie Leitner berichtet von den Herausforderungen, dem Umstieg und den positiven Veränderungen, die die Cloud-Lösung mit sich brachte.

Ein Server, der an seine Grenzen kommt, steigende Anforderungen an Flexibilität und moderne Prozesse – das waren die ausschlaggebenden Faktoren für Melanie Leitner, Prokuristin des Hotels Metzenhof, um den Wechsel auf die Front Office Cloud zu vollziehen. “Unser Server war schon alt und machte immer wieder Probleme. gastrodat war eigentlich das letzte Programm, das noch darauf lag”, erinnert sie sich. Dass der Wechsel ausgerechnet in der Hauptsaison erfolgen musste, war nicht ideal, aber notwendig. “Ich empfehle es keinem, aber es ging nicht anders. Doch für mich war klar: Ich will keinen Server mehr. Ich will von überall zugreifen können. Wenn Betriebsurlaub ist oder eine Kollegin Hilfe benötigt, kann ich schnell einsteigen und nachschauen.”

Gerade dieser flexible Zugriff war einer der Hauptgründe für die Entscheidung zugunsten der Front Office Cloud. “Oh ja, das feiere ich sehr!”, sagt Leitner. Doch nicht nur das ortsunabhängige Arbeiten war ein Gamechanger, auch die neuen Automatisierungsprozesse überzeugten. “Wenn der Kunde über die Homepage bucht, bekommt er automatisch ein Angebot mit einem Bestätigungslink. Sobald er klickt, erhält er direkt die Reservierungsbestätigung und alles ist im System vermerkt. Das spart uns enorm viel Zeit.”

Der Umstiegsprozess war allerdings nicht ohne Herausforderungen. “Wir hatten über zehn Jahre gastrodat. Viele Abläufe waren automatisiert, wir hatten unsere Kürzel, unsere Routinen. Da mussten wir uns erst neu einfinden.” Trotz der anfänglichen Hürden lobt sie die Schulung: “Die war super! Sie war virtuell, sehr informativ und kompakt. Natürlich vergisst man manche Dinge, wenn man sie nicht direkt anwendet, aber da hilft dann die Online-Suche oder YouTube weiter. Letztendlich ist es wie mit jedem neuen System: Learning by Doing.”

Besonders angetan ist Leitner vom modernen Ansatz der Front Office Cloud. “Der Mail-Designer ist einfach genial. Ich muss nicht mehr Daten weitergeben und darauf warten, dass jemand etwas für mich erstellt. Ich kann es einfach selbst machen, schnell reagieren, eigene Designs anpassen. Das ist ein riesiger Fortschritt.” Auch die ständigen Updates und Verbesserungen begeistern sie: “Man merkt, dass da wirklich etwas dahintersteckt. Es wird laufend optimiert.”
Eines ihrer Lieblingsfeatures sind die Arrangements. “Ich kann dem Gast verschiedene Pakete schicken, sei es nur Übernachtung oder ein Package. Der Kunde wählt einfach aus, klickt und die Buchung erfolgt automatisch. Das ist einfach sensationell!”

Würde sie die Front Office Cloud anderen Hotels empfehlen? “Definitiv! Cloud ist die Zukunft. Es ist kein Vergleich zu gastrodat. Das eine war gemütlich alt, das andere ist modern, zeitgemäß und immer auf dem neuesten Stand. Ich würde es sofort wieder tun.”