Hotel Forelle

Von gastrodat zur Front Office Cloud

Ein mutiger Schritt mit großem Potenzial

Seit Anfang 2024 setzt das Seeglück Hotel Forelle auf die Front Office Cloud. Nach fast 30 Jahren mit gastrodat wagten sie den Wechsel – ein Schritt, der nicht nur Herausforderungen mit sich brachte, sondern auch zahlreiche Vorteile offenbarte. Stefanie Aniwanter vom Seeglück Hotel Forelle erzählt von ihrer Erfahrung.

„Die Weiterentwicklungen, die Schnittstellen und die bereits vorhandenen sowie zukünftigen Funktionen haben uns überzeugt“, berichtet sie. Lange Zeit war gastrodat ihr zuverlässiges PMS, doch mit den Jahren wurden neue Anforderungen an die Digitalisierung immer deutlicher. „Vielleicht hätten wir noch ein Jahr warten sollen“, gibt sie zu, „aber auf der anderen Seite waren wir von Beginn an bei der Weiterentwicklung der Front Office Cloud dabei – das ist ein großer Vorteil.“ Zwar war der Einstieg nicht ganz einfach, da gastrodat über Jahrzehnte hinweg eine vertraute Konstante war, doch das enorme Potenzial der Cloud-Lösung wurde schnell erkennbar.

Von der Vision zur Realität – Warum der Wechsel unausweichlich war
Ein großes Thema, das die Entscheidung beeinflusste, war die Angst vor Serverausfällen. „Unsere größte Sorge war immer, dass die Cloud hängt oder ausfällt. Doch außer einer geplanten Wartung gab es nur minimale Unterbrechungen von wenigen Minuten – weit weniger als mit unserem alten Server, der zum Schluss immer mehr Probleme machte.“ Die anfänglichen Befürchtungen haben sich also nicht bewahrheitet – im Gegenteil, die Cloud zeigte sich als äußerst stabil und zuverlässig.
Ein wesentlicher Punkt war auch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen. „Bei gastrodat haben wir uns lange eine moderne, digitale Lösung für Rechnungsprozesse gewünscht. Mit der Front Office Cloud ist jetzt alles viel einfacher: Ein Gast möchte die Rechnung per Mail? Zack – ein Klick und erledigt! Diese moderne Arbeitsweise erleichtert unseren Alltag enorm.“ Auch andere Features, wie die Integration der Gäste-App und die verbesserten Check-in-Prozesse, haben das Arbeiten effizienter gemacht.
Ein weiterer Pluspunkt: Die Front Office Cloud läuft auf allen Geräten und Browsern problemlos. „Wir nutzen Apple-Tablets und es funktioniert einwandfrei – ob Safari oder Chrome, wir haben immer Echtzeitdaten zur Verfügung.“ Auch die Schnittstellen haben sich als bedeutend effizienter erwiesen. „Alle Systeme sprechen jetzt dieselbe Sprache, das macht vieles einfacher.“ Einzig die fehlenden Promo-Codes in der Onlinebuchung empfindet sie als Wermutstropfen, da sie dieses Feature aus gastrodat gewohnt waren.

Ein Sprung ins Ungewisse – Die ersten Schritte der Cloud
Der Umstieg selbst verlief reibungslos, auch wenn er für das Seeglück Hotel Forelle gefühlt etwas kurz ausfiel. „Man hat gemerkt, dass wir mit die Ersten waren“, sagt Frau Aniwanter mit einem Schmunzeln. Doch die Unterstützung durch das Professional Service Team, insbesondere durch Silvia, habe den Prozess enorm erleichtert. „Nach knapp 30 Jahren mit einem System auf ein komplett neues PMS umzusteigen, ist eine Herausforderung – aber die Front Office Cloud ist so intuitiv, dass wir von Anfang an gut zurechtkamen.“

Der große Moment – Wie die Front Office Cloud den Alltag veränderte
Besonders spürbar wurden die positiven Veränderungen nach dem Live-Gang. „Sobald man sich mit den Ebenen vertraut gemacht hat, ist es wirklich einfach. Unsere Arbeit ist intensiver geworden, aber auch flexibler. Vor allem die Eventverwaltung bietet uns jetzt ganz neue Möglichkeiten.“ Auch das Team hat sich schnell an die Front Office Cloud gewöhnt. „Unsere Rezeptionistinnen kamen erstaunlich schnell damit zurecht.“

Kleine Features, große Wirkung – Was den Unterschied macht
Ihre persönlichen Lieblingsfunktionen? „Definitiv der schnelle Wechsel zwischen Zimmerplan und Buchung, die praktische Kalenderfunktion und die Preisinfo. Wenn ein Gast anruft, kann ich direkt eine Preisauskunft geben. Auch die offene Rechnungsverwaltung und die Suchfunktion sind fantastisch – man kann einfach mittels Namen nach Buchungen und Gästekarteien suchen.“
Ein Highlight für Aniwanter: „Ich kann von jedem Gerät aus auf den Plan schauen. Wenn ich im Restaurant bin und sehe, dass eine Rechnung nicht abgeschlossen ist, kann ich in den Buchungstermin des Gastes schauen – egal, wo ich gerade bin. So erkenne ich sofort, ob der Gast vergessen wurde einzuchecken oder bereits ausgecheckt und das Zimmer bezahlt hat. Diese Flexibilität ist ein riesiger Vorteil!“

Ein Schritt nach vorn – Warum sich der Umstieg lohnt
Trotz anfänglicher Skepsis ist die Begeisterung für die Front Office Cloud im Seeglück Hotel Forelle deutlich spürbar. „Ja, es war ein großer Schritt. Aber er hat sich absolut gelohnt. Die Cloud ist modern, flexibel und hat unser Arbeiten spürbar verbessert.“ Für andere Hoteliers, die noch überlegen, gibt sie eine klare Empfehlung: „Der Wechsel erfordert ein Umdenken, aber es zahlt sich aus. Wer die Zukunft der Hotellerie mitgestalten will, ist mit der Front Office Cloud bestens aufgestellt.“